Før dokumenter og filer lastes opp, anbefales det å opprette egne Dokumenttyper. Dette for å kategorisere og skille forskjellige typer dokumenter fra hverandre.
For å gjøre dette, går man til meny "Oppsett generelt" -> "Dokumenttyper"
NB! Dette kan kun utføres av administratorer.
Skriv inn navn på ny dokumenttype som vist nedenfor, og klikk på Lagre-knappen. Formålet med dette er igrunn for å kunne skille forskjellige dokumenter fra hverandre. Dette kommer frem i et av de siste stegene i denne veiledningen.
TIPS! Ved å huke av "Fortrolig" pr.dokumentgruppe, vil kun den ansatte selv, samt Administrator, se dokumentet som blir lastet opp. Planleggere vil altså IKKE ha tilgang til å se dokumenter lastet opp under dokumentgruppe som er huket av som "Fortrolig". Dette kan være nyttig ved opplasting av dokumenter med sensitiv informasjon hvor synligheten vil holdes begrenset til enkelte personer i din virksomhet.
De neste steg som forklares, kan utføres av både Administrator og Planlegger.
Når nevnte steg er gjennomført, er alt klart for å laste opp Dokumenter pr.ansatt. For å gjøre dette, går man til meny "Ansatte" og klikker på navnet i oransje farge til en av dine medarbeidere:
I pop-up boksen som dukker opp, velger man Dokumenter. Her kan man legge til filer opptil str 5MB. Dette kan være et nyttig verktøy i form av at man pr.ansatt kan laste opp eks.vis kontrakter, legitimasjon, kopi av medarbeidersamtaler osv.
Klikk på "Legg til fil",og velg et dokument lagret på din PC eller Mac. Dokumentet vil så bli importert til tamigo. Legg til beskrivelse/navn, og velg Dokumenttype.
Husk å lagre! Om ikke vil du måtte gjøre prosessen på nytt.
Dokumentet vil nå være lagret og knyttet til den gjeldende medarbeider.
NB! Man kan "kun" laste opp følgende filtyper:
'PDF', 'DOC', 'DOCX', 'TXT', 'CSV', 'XLS', 'XLSX', 'PPT', 'PPTX', 'JPG', 'GIF', 'TIF', 'BMP', ‘PUB', 'ICS', 'TAM', 'ZIP', 'PNG'.
I tamigo er det også mulig å laste opp dokumenter som er relevante for deg som arbeidsgiver, eller arbeidstakere. Eks.vis retningslinjer, HMS-dokumentajon, div.oppslagsverk osv. Man kan lese mer om hvordan mapper med dokumenter som er knyttet til din database (og ikke kun pr.ansatt) opprettes her: Dokumenter (Virksomhet)