Egnethet
For noen virksomheter vil det være viktig å ha en stab med høy grad av fleksibilitet og tilgjengelighet. For eksempel ved inndekning av bemanning knyttet til forventet/estimert økt arbeidsmengde.
Men også generelt å optimalisere vaktplanen basert på historiske data.
Typiske eksempler kan hentes fra Restaurant-, Hotell-, Kurs og Konferanse- eller Produksjons-virksomheter og handel.
Eksempel
En restaurant bemanner i henhold til bookinger til gitte tider/dag. En typisk kjent KPI vil være antall Servitører, Kokker m.fl. som må være på plass pr. X antall gjester. Ofte har man en grunnbemanning, men der behovet for mer bemanning øker i takt med antall bookinger.
Grunnbemanning = eks. 6 ansatte som da dekker behovet for inntil X antall gjester
Pr. Y nye gjester må bemanningen økes med Z antall medarbeidere.
I tillegg vil det være ønskelig å kunne legge inn varierende gjestebookinger på ulike tidspunkter gjennom dagen.
For Hoteller, Kurs & Konferanse, Produksjon vil behovet være det samme ved for eks. større "events" eller behov for å øke produksjonskapasitet en dag en helg eller uke(r).
KPI'er (manuelt & Importert)
Nøkkelindikatorer (KPI'er) kan være ulike. Antall kunder innom, Slag i kasse, Enheter (andre ), Omsetning, Bookinger, m.fl.
Det kan også være tilstrekkelig å benytte budsjetter som indikatorer ved planlegging.
I tamigo kan man bygge vaktplanbildet fra det enkle til det mer avanserte, alt etter graden/behovet for oversikt og kontroll .
Eks. på enkelt planleggingsbilde med minimalt av kontrollpkt. og bistand til optimal planlegging
Eks. på vaktplanbilde med en rekke indikatorer og kontrollpkt. for økt kontroll på lønnskostnader, effektivitet ved bemanning
I dette siste bildet, blir vaktplanen som et dashbord for Planlegger. Det er en rekke parametere som indikerer optimal planlegging.
1.) Overholdelse av åpningstider
2.) Grafisk fremstilt antall ansatte på vakt pr. åpningstime
3.) Normtid. (Planlagt mer eller mindre enn avtalte kontraktstimer over x Ant uker pr. ansatt)
4.) Timer planlagt på den ansatte pr. mnd. (hittil)
5.) Flekskonto/Tidsbank status
5.) Antall timer pr dag/uke (varsel på overtid, arbeidstidsbestemmelser m.m.)
7.) Daglig lønnsomkostninger i % av budsjettert/estimert omsetning
8.) Planlagt produktivitet (Eks. omsetning pr. planlagt time)
9.) Produktive timer (eksklusive fravær)
10) Timer vs. Budsjetterte timer (uke)
11.) Lønnsomkostninger estimert versus budsjettert (uke)
12.) Planlagt lønnsprosent (uke)
Unntatt i oppstilling er evt. krav til antall ansatte med spesiell Kompetanse på gitte tidspunkter/dager. Eks HMS komp. hele åpningstiden, krav til leder osv. som også kan settes opp slik at planen kan sjekkes opp mot disse kravene i tillegg. Les mer om kompetanse og kompetansekrav her.
Merk! Kombinasjoner av ovenstående kan velges og tilpasses behovet for hver enkelt virksomhet.
Automatisk generert vaktplan (forslag) KPI + Forecast
Ønsker man at systemet skal kunne genere et automatisk forslag til optimal bemanning, skal man velge en gitt KPI, som så benyttes av systemet for å foreslå bemanning.
Det er ulike KPI'er som kan benyttes. KPI'et kan legges inn manuelt eller importeres (fil/automatisk).
Man definerer et KPI tall for eks på antall kunder/besøkende pr. ansatt/time. Dersom kunde tallet er estimert til 30 besøkende pr. time mellom kl. 12-15, betyr det at man optimalt skal ha 3 ansatte på jobb i samme tidsrom.
KPI'et på 10 settes pr. avd. i meny Butikker/Avd. -> Innstillinger + fane Økonomi. Det er i denne menyen man også setter produktivtetsmålet for en avd.
Data lagt inn manuelt eller importert
Forecast data (KPI data), kan legges inn med ulike intervaller.
Manuelt
Er man innenfor virksomheter som Konferanse, Hotel, Produksjon, vil det med større sannsynlighet, være en tidsmessig forutsigbarhet ved behov for økt bemanning.
For eks. for et hotell eller for et konferanselokale bookes større events i god tid, og man har bedre tid på å planlegge, og evt. legge inn (KPI data) forecast manuelt.
Menyen Rediger KPI'er kan velges, for å sette inn forventet (da som avvik fra Budsjettert) antall besøkende den/de dagene et eventet varer.
Merk! Har man flere underavd. for eks. Avd. Servitører, Avd. Kjøkken, Avd. Renhold, Vakt, ++ kan man sette forskjellig KPI tall for hver avd., slik at automatisk genererte vakter forholder seg til ulikt KPI tall pr. avd.
Eks.
Servitører 1 pr 30 (KPI tall)
Kjøkken 1 pr.40 (KPI tall)
Renhold 1 pr 50 (KPI tall)
osv. 
Importert (Plugin)
Derimot for en restaurant kan antall bookinger variere med kortere frister, noe som øker behov for en hyppigere oppdatering av data, samt kortere KPI intervaller (ned mot hvert 15. eller 30. minutt).
Her vil det sannsynligvis være bedre med importerte tall, hentet fra for eks. restaurantens bookingsystem en eller flere ganger pr dag. Da tilrettelegges og settes det normalt opp en Plugin, slik som pr. i dag utviklet mellom DinnerBooking og tamigo.
For andre virksomheter (eks butikkdrift) kan antall slag på kassen eller dagsomsetingutvikling for eks. siste 6 uker, 3 mnd. være med på å danne grunnlaget for forecast.
Merk! Utvikling av Plugins (synkronisering av data mellom tamigo og 3dje part), er betalbar utviklingsoppgave, som må bestilles av kunde. Spesifisering av oppgave og selve utviklingen vil inkludere 3 parter, (Kunde/3.dje part system/tamigo RD) Generere vakter automatisk (Uke)
Så snart KPI taller er opprettet og KPI data er redigert/importer, vil Planlegger kunne generere et forslag til vaktplan, basert på dataene.
De sorte søylene indikerer antall ansatte som foreslås som følge av innlagte KPI data, men de blå fylte søylene viser vaktplanen p.t. (Før automatisk generering av forslag til vaktplan)
Ønsker du at systemet skal generere et forslag klikker man på Generer vakter.
Generere vakter automatisk (Dag)
Dersom det er behov for å øke bemanning 1-3 dager, og ikke en hel uke, kan man med fordel benytte menyen Vaktplan -> Rediger dag.
Det kan også anbefales å gå til Rediger dag på alle dager i uken for å finjustere den enkelte dagen. før planen godkjennes .
Merk! Vi anbefaler at man har vaktuken i status Kladd (eller velger Trekk tilbake, dersom vaktuken er Godkjent fra før. Finjustering av planen krever sannsynligvis flere mellomlagringer, og endringer i godkjent plan vil sendes til berørte ansatte, ved hver oppdatering/lagring.Rediger dag gir enda flere muligheter for å optimalisere dagen, både før og etter at man har trykket på knappen Generer vakter
Info! Les mer om funksjoner og muligheter menyen Rediger dag her
Info! tamigo Norge AS, kan bistå med prosjektdeltagelse/ledelse, dersom din virksomhet ønsker å vurdere/utnytte mulighetene for mer avansert vaktplanlegging. Det vil bl.a. kreve tilgang til nye innstillinger og menyer evt. også utvikling av integrasjoner/Plugins.