For å ytterligere sikre at Timelister som oversendes lønn er kontrollert og korrekte, kan man innføre en 3 trinns-godkjenning som i større grad involverer alle parter (Ansatte – Avdelingsleder og Daglig leder)

 

Trinn 1    

Ansatte godkjenner timer i innværende lønnsperiode, etter avdelingsleders kontroll/evt. korreksjoner. Dette kan utføres i Web Appen eller i Mobil Appen.  


Trinn 2 

Avdelingsleder kontrollerer/evt. korrigerer og godkjenner/lagrer og lukker dager i  Timeliste.  Dersom avdelings-leder korrigerer vil godkjent haken fjernes og den ansatte på ny godkjenne timene.


Trinn 3

Daglig leder Kontrollerer (lønns)perioden for advarsler/avvik) før lønn eksporteres. Eks. for Åpne dager,               Ansatte/Dager som mangler godkjenning. Eksporter deretter fil til lønn.



Trinn 1 – Ansatte godkjenner timer i innværende lønnsperiode


Når timer er registrert i Timeliste, enten via Touch, eller av Avdelingsleder (Planlegger) eller av den ansatte selv,

skal den ansatte deretter godkjenne disse. Den ansatte kan godkjenne timene enten via Web Appen eller via Mobil appen.




Trinn 2 – Avdelingsleder kontrollerer/evt. korrigerer og lagrer/lukker dager (Uker).


Avdelingsleder, vil se i Timeliste at samtlige ansatte har godkjent timene. Dersom dagen er OK, kan denne lagres og lukkes.

 

Eks. Alle dager er godkjent av de ansatte. Dagen kan lukkes.

 

Eks. Planlegger har korrigert i Timeliste, og Godkjent av ansatt haken fjernes. Alternativt ansatt har ikke godkjent sine timer.

 

Eks. Ved fravær er ikke Godkjent haken tilgjengelig for ansatt.


Merk! Dersom endringer på Timeliste, må den ansatte få beskjed om å godkjenne timene på ny.



Trinn 3 – Daglig leder kontrollerer perioden for advarsler, før lønn eksporteres.


I de tilfeller man ønsker 3 trinns godkjenning før lønn kjøres skal man definere hvilken rolle, som kan danne fil til lønn. (Se egendefinering av roller)

Vedkommende (Rollen) vil da ha tilgang til menyen «Eksporter til lønn». Før lønnskjøring skal/kan perioden kontrolleres for følgende: 

  • Ansatte med timer i Timeliste, men uten ansattnummer.
  • Åpne dager (Ikke lukket) i lønnsperioden (med timer)
  • Antall vakter som evt. ikke er godkjent av ansatt.

 


Merk! Lønnsfil kan dannes, selv om det er åpne dager, manglende ansattnummer og/eller vakter som ikke er godkjent. 



Logg i Timeliste.

Alt som gjøres av endringer i en Timeliste på en vakt, logges. Det er enkelt for en Administrator/Planlegger å kontrollere historikk på en vakt.

 

 



Innstillinger (Administrator). 


I meny "Oppsett generelt",  "Oppsett Lønnsmodeller" skal du velge den/de lønnsmodeller der ansatte skal Godkjenne timer. Hent frem lønnsmodellen og klikk på Rediger. Sett så hake i feltet "Ansatte må godkjenne deres egne timer"


 

Trinn 3 - Hvem kan eksportere fil til lønn?


Planlegger med rettigheter

For å sikre at evt. kun utvalgte Planleggere skal kunne danne lønnsfil, må man opprette egendefinerte planlegger roller, og tilpasse menyer for disse .

Les mer om Egendefinerte roller. Tilpasse Roller


Kun Administrator

Dersom det kun er Administrator som skal ha adgang til å eksporter fil til lønn, må tamigo Norge AS kontaktes, da selve menyen må fjernes fra rollen Planlegger,.