Support-senter

Opprette NY lønnsmodell

Dersom endringer i tariffbestemmelser ikke bare betyr endringer i satser*, men også:

* Info! Er det KUN satser i en lønnsmodell som skal endres, kan samme lønnsmodell benyttes. Man endrer da kun satser fra en gitt (ny) dato direkte i lønnsmodellen.  Les mer om Lønnskostnader (Estimat) her

- Tider for når Ubekvemstillegg trår i kraft.

- Antall timer før det utløses overtid (Dag/Uke)

- Endrede tider/dator for Helligdagstillegg

- ..m.fl.

.. anbefaler via at en ny lønnsmodell opprettes! 

Merk! Lønnsmodellens navn (Beskrivelse) bør ikke inneholde (ÆØÅ). Vi anbefaler også at lønnsmodellen FØRST opprettes med en (numerisk ID i stedet for Alfa/numerisk), inntil man evt. har importert endring av lønnsmodell på ansatte.. Les videre i artikkel

Hva bør gjøres?

Bakgrunn:

Dersom man velger å gjøre endringer i eksisterende lønnsmodell, vil man oppleve at systemet re-generer lønnsberegninger i tidligere perioder, med den/de nye endringene i en ny Lønnsmodell. 

Opprettes det en ny lønnsmodell som erstatter gamle parametere, kan man ende lønnsmodell på en ansatt fra en gitt dato, og derigjennom beholde den foreldede beregningen. (Historiske lønnsdata)

Eksempel på endring:

I Handel og Kontor, ble de i lønnsoppgjøret for 2020, bl.a. besluttet å endre tidspunkt for beregning av UB tillegg på Lørdag (Helg). Fra den gang gjeldende UB 1 sats kl. 13-16 på Lørdag til UB 2 sats 13-15 på lørdag (++ ytterligere endringer).

Dersom man redigerer dette direkte i eksisterende lønnsmodell, ville systemet ha benyttet de nye reglene også tilbake i tid (Mai 2020 og tidligere). 

Via meny OPPSETT GENERELT -> OPPSETT LØNNSMODELL, Opprett en ny lønnsmodell (da med Numerisk navn) eks. 2021. Se HER for hvordan man oppretter en ny lønnsmodell (for eks. som kopi av en eksisterende lønnsmodell).

Hvordan oppdatere ansatte med NY Lønnsmodell?

Avhengig av antall ansatte som oppdateres, anbefaler vi 2 metoder

a.) Manuell oppdatering.  (begrenset antall) 

I meny Ansatte -> Ansatte, klikk på den ansattes navn, i Pop-opp boksen velges Lønn og Plan (venstre meny), deretter klikke på Lønnsmodell rediger knappen (se bildet) I neste bilde, velg korrekt dato/år for når den nye lønnsmodellen skal gjelde fra og i nedtrekk menyen valg den nye lønnsmodellen. Avslutt med å lagre.

b.) Importert oppdatering (større antall)

Merk! Metode 2 forutsetter at du har en viss kompetanse i bruke av Excel og CSV. Ønsker du bistand fra tamigo support, ta kontakt

Gå til meny OPPSETT GENERELT -> PLUGINS. Finn frem til CSV Importer HR (Se bildet). Klikk på Aktiver Integrasjon og deretter Last ned malen.

Ta deretter ut liste over de ansatte som skal ha endret lønnsmodell gjeldende fra en gitt dato. 

Gå først til meny OPPSETT GENERELT -> ANSATTE FELTER (Venstre meny), klikk på fane EKSPORTER.  I denne menyen setter man inn hvilke felter/kolonner som skal inkluderes i rapporten (Excel). Man må minimum ha med Lønn/Ans. nr. inkluder også Lønnsmodell (gjeldende), og Avdelings ID.

Etter at uvalget av kolonner/felter som skal inngå i eksporten er satt, gå til meny ANSATTE -> ANSATTE, gjør følgende utvalg (se bildet). Dersom endring KUN skal skje på aktiverte brukere huk også av for dette. Avslutt med å klikke på Excel ikonet for å kjøre ut rapporten. Åpne så denne i Excel

Åpne nå den nedlastede malen fra Plugins -> CSV Importer. Ta utg. pkt. i den eksporterte (Excel) navnelisten fra systemet. Kopier og Lim inn navn i kolonne 1 (FirstName) på de ansatte som skal ha endret lønnsmodell fra en gitt dato. 

Kopier og Lim inn Ansatt ID/Ansattnr i kolonne (WageSystemKey), Kopier og Lim inn Avdelings ID i kolonne (DepartmentKey). I kolonne WageModelName, setter du inn eksakt navnet (som da er numerisk, ref. avsnitt 1. Opprett ny lønnsmodell) på den (NY) opprettede Lønnsmodellen. I kolonne WageRateTypeStartDate, legger du inn startdato for når den nye lønnsmodellen skal gjelde fra. Startdato må ha Engelsk USA Dato format. 

Merk! WageRateTypeStartDate må være Engelsk (USA) datoformat. 01.06.2021, endres da til 2021-06-01 (se bildet)

Merk data i kolonnen (Excelarket) og sett rett datoformat i Excel

Nå data er fylt i malen, lagre denne i CSV format!

Malen fra Plugin CVS Importer

6.) Gå til meny ANSATTE -> ANSATTE.

I det du i pkt.2, klikket på aktiver Plugin , har du nå et valg nederst til venstre på siden  "+Importer Medarbeidere". Klikk på denne. I bildet som Popper opp, hent opp CSV filen du nettopp lagret. Systemet vil nå liste opp alle ansatte med endringer og i tillegg markere alle med grønn bakgrunn.

Dersom noen av linjene markeres med rød bakgrunn, er det også en feilmelding/advarsel. Det kan bety at importen ikke blir korrekt, før dette er undersøkt og evt. korrigert på.

Merk! CSV import fordrer at det gjøres tilpasninger i kolonnene på importmalen. Bl.a. Datofelter og Satser.