Support-senter

Vi henstiller til alle våre kunder om å ha gode rutiner for nødvendig lagring av personaldata på en eksisterende og tidligere ansatt i tamigo. 

Først og fremst ber vi alle vurdere hvilke data som bør/må registrere i tamigo.

For eks. Normalt vil data som Personnummer, Bankkontonummer m.fl være unødvendig å registrere i tamigo

Nå en ansatt slutter/sier opp skal man:

1. Sette inn sluttdato på den ansatte i tamigo

2. Når vedkommende har hatt sin siste arbeidsdag/lønnsutbetaling, slette alle IKKE relevante data så som (Se bildet)

3.) Se igjennom andre menyer på den ansatte, slik som Notater og Dokumenter, og evt. fjern disse.

4.) Når ikke nødvendige data på en ansatt er slettet/fjernet, gå tilbake til ansatt listen se bildet under (1.).

Merk! Det er antagelig krav til dere som Arbeidsgiver, å kunne dokumentere arbeidsforhold på et senere tidspunkt. Det meste av dette er som regel dokumentert både i et Lønnssystem og evt. HR system. Antall timer den ansatte har jobbet for dere som arbeidsgiver, vil man enklest finne i tamigo.

Vi anbefaler videre, at både Ansatt nummer, e-post og evt. telefon nummer fjernes/slettes på den ansatte (se pkt. 2 i bildet under), før vedkommende også de-aktiveres (se pkt. 3 i bildet under). 

Det siste man gjør er å "fjerne/skjule" medarbeideren, ved å klikk på X helt til høyre (se pkt. 4 i bildet under). Merk deg et evt. varsel som popper opp, der du skal ta stilling til evt. kommende planlagte vakter på vedkommende og hva, man skal gjøre med disse.

Merk! Når prosessen over er fullført har du IKKE permanent slettet den ansatte. De data du ikke har fjernet, samt timer vedkommende har jobbet vil fortsatt kunne hentes frem.

Hente frem data på en Fjernet/Skjult medarbeider

Det er 2 måter å hente frem data på en medarbeider man har fjernet/skjult i systemet. (ref. pkt. 4 i bildet over).

1.) Om du vet når vedkommende jobbet for dere, kan du gå til fane Økonomi -> Timer/Medarbeidere. Velg evt. alle avd. (om du ikke husker hvor vedkommende jobbet eller vedkommende jobbet i flere avdelinger, alternativt velg den avd vedkommende jobbet i. Sett inn fra og til dato, detaljert visning og velg enten Vis eller eksporter til Excel.

Vedkommende og dennes timer vil du da finne i rapporten.

2.) Du kan også re-aktivere vedkommende, ved å stå i ansatte listen. Skriv inn navnet eller deler av navnet, velg ALLE ROLLER, ALLE AVDELIGNER, KLIKKE PÅ TRAKTEN (til venstre for navnet), for å frem flere felter å huke av for VIS OGSÅ SLETTEDE MERARBEIDERE. 

Avslutt med å klikke på Gjenopprett (Se bildet)

Nå kan du som i pkt. 1, gå til Time/Medarbeider rapporten, men nå søke/filtrere på vedkommedes navn.

Merk! Velges metode 2, må du huske å Fjerne/Skjule vedkommende igjen, så snart du har funnet frem data om den ansattes timer.

PERMANENT SLETTING AV TIDLOGERE ANSATT OG ALLE DERES DATA

Merk! Rutinen videre vil slette alt om en tidligere ansatt. Det er ved bruke av denne rutinen IKKE mulig å hente frem noen data på vedkommende i våre systemer/databaser/servere!

I tamigo kan man opprette en dedikert DPO (Data Protection Officer) rolle. Rollen har begrenset tilgang til menyer, men har en unik funksjon i forhold til å "PERMANENT" slette alle personlige data på en ansatt.

I tillegg har DPO rollen tilgang til menyen Konfidensiell informasjonsrapport.

a.) Gå til meny Oppsett generelt, - > Innstillinger og fane Sikkerhet & GDPR

b.) Sett hake for å aktivere DPO som rolle (se ill).    

c.) En Administrator kan nå gi seg selv rolle som DPO, og/eller også gi andre Administratorer/(Planleggere) rolle som DPO

DATA ANONYMISERING

d.) De(n ) som har fått rolle DPO kan nå slette medarbeidere og all informasjon permanent. (Data kan IKKE gjenopprettes i tamigo).

For å gjennomføre permanent sletting, må rolle DPO velges.

Merk! Ønskes en utskrift av alle data som er lagret om en medarbeider på dennes forespørsel. Ta kontakt med tamigo support. Forventet tid for effektuering ca. 3 dager. Merk! Dette er IKKE mulig dersom denne er permanent slettet.

KONFIDENSIELL INFORMASJONSRAPPORT